Animer une classe virtuelle : la méthode complète du formateur

Beaucoup de formateurs ont découvert la classe virtuelle dans l'urgence : il fallait continuer à former, on a ouvert un outil de visioconférence et on y a transposé la journée de salle telle quelle. Sept heures d'écran, un diaporama de soixante diapositives, des participants caméra coupée dès la première pause. À la fin, tout le monde est épuisé et personne n'est vraiment sûr de ce qui a été appris.

Le problème ne vient pas du format. Il vient de la transposition. Une classe virtuelle bien conçue est une vraie situation de formation, avec ses règles, son rythme et ses techniques d'animation propres. Ce guide s'adresse aux formateurs, indépendants ou internes, qui animent déjà en salle et veulent passer tout ou partie de leurs sessions à distance avec des adultes en formation professionnelle. Vous y trouverez ce qui distingue une classe virtuelle d'une simple visio, la façon de scénariser une séquence, le matériel et les fonctionnalités utiles, une méthode d'animation en quatre temps, la posture à adopter, les réponses aux imprévus les plus courants, et la manière d'évaluer et de tracer ce qui s'est passé.

Qu'est-ce qu'une classe virtuelle ?

Le terme est employé pour à peu près tout ce qui se passe en ligne avec un formateur. Il vaut la peine de le préciser, parce que chaque format appelle une préparation différente.

Une formation synchrone, pas une réunion en ligne

Une classe virtuelle est une séquence de formation synchrone : le formateur et les participants sont connectés en même temps, chacun depuis son poste, et ils interagissent en direct. Elle a des objectifs pédagogiques, un scénario, des activités et une évaluation, exactement comme une séquence en salle. Ce qui la distingue d'une réunion en ligne, ce n'est pas l'outil (on utilise souvent le même), c'est l'intention : en réunion, on échange des informations ou on prend des décisions ; en classe virtuelle, on fait acquérir des compétences.

Concrètement, un groupe réduit, une durée maîtrisée, des participants qui parlent, écrivent, votent, travaillent en sous-groupes et produisent quelque chose : c'est à cela qu'on reconnaît une classe virtuelle réussie.

Classe virtuelle, visioconférence, webinaire, e-learning : les différences

Ces quatre formats sont souvent confondus. Le tableau ci-dessous les distingue selon ce qui compte pour le formateur.

Ces formats se combinent très bien. Un parcours peut alterner des modules en e-learning, pour les apports que chacun assimile à son rythme, et des classes virtuelles, pour la mise en pratique, les échanges et les questions. La classe virtuelle n'est alors plus le lieu où l'on « fait cours », mais celui où l'on fait travailler.

Avantages et limites : quand la choisir

La classe virtuelle a de vrais atouts. Elle supprime les déplacements, ce qui compte pour des équipes réparties sur plusieurs sites ou pour des salariés difficiles à libérer une journée entière. Elle permet de fractionner une formation en séquences courtes étalées sur plusieurs semaines, ce qui laisse le temps d'appliquer entre deux séances. Elle se prête bien aux contenus liés à l'écran : un logiciel, un outil collaboratif, une méthode de travail que l'on pratique déjà devant son ordinateur.

Elle a aussi ses limites. La lecture des réactions est plus difficile, l'attention plus fragile, et tout repose sur la qualité de la connexion et du matériel de chacun. Pour les compétences très comportementales, la gestion d'un conflit, la prise de parole devant un groupe, l'entretien difficile, le présentiel garde un avantage net : on y travaille sur la posture, le regard, les silences, tout ce qui passe mal par une caméra. C'est d'ailleurs le choix que fait Altim Formation pour la plupart de ses formations, même si elles peuvent être adaptées à un format distanciel.

La bonne question n'est donc pas « présentiel ou distanciel ? », mais « qu'est-ce que je veux faire acquérir, et quel format sert le mieux cet objectif ? ». Une même formation peut d'ailleurs mêler les deux.

Préparer : scénariser plutôt que transposer

C'est là que tout se joue. Une classe virtuelle improvisée se voit dans les dix premières minutes ; une classe virtuelle scénarisée laisse au formateur l'esprit libre pour animer.

Repartir des objectifs et découper en séquences courtes

Le premier réflexe consiste à reprendre les objectifs pédagogiques de votre formation et à vous demander, pour chacun : qu'est-ce que le participant doit être capable de faire à la fin, et comment le vérifier à distance ? Certains objectifs s'y prêtent très bien, d'autres demanderont un temps en présentiel ou un travail individuel entre deux séances.

Ensuite, découpez. À l'écran, la fatigue arrive plus vite qu'en salle : on reste assis, on fixe un point lumineux, on n'a ni pause-café spontanée ni changement de décor. Plutôt qu'une journée entière, préférez plusieurs séances plus courtes, et à l'intérieur de chaque séance, alternez des temps d'apport brefs et des temps d'activité. Il n'existe pas de durée magique valable pour tous les publics ; le bon repère, c'est de ne jamais laisser les participants passifs longtemps. Si vous parlez seul depuis plusieurs minutes, il est temps de leur donner la main.

Le scénario pédagogique minute par minute

Le scénario est votre feuille de route. Il précise, pour chaque temps de la séance, ce que font le formateur et les participants, avec quel outil et pour quelle durée. Voici, à titre d'exemple, la trame d'une séquence de 90 minutes ; les durées sont indicatives et à adapter à votre sujet et à votre groupe.

Remarquez la proportion : sur 90 minutes, l'apport du formateur n'occupe qu'une petite partie du temps. Le reste appartient aux participants. C'est l'inverse de la journée transposée, où le formateur parle et le groupe écoute.

Le scénario prévoit aussi ce qui se passe entre les séances : une lecture, un exercice, une mise en application dans son travail dont on parlera au début de la séance suivante. C'est ce fil qui donne de la cohérence à un parcours en plusieurs classes virtuelles.

Adapter ses supports à l'écran

Un support conçu pour être projeté dans une salle se lit mal sur un écran d'ordinateur portable, et encore moins sur une tablette. Quelques règles simples changent tout : une idée par diapositive, peu de texte, une taille de police généreuse, des contrastes francs, des schémas plutôt que des paragraphes. Pensez aussi que vos participants verront souvent votre support en réduction, à côté des vignettes vidéo. Pour aller plus loin sur la construction de diapositives lisibles et efficaces, les mêmes principes que pour une présentation professionnelle s'appliquent, en plus strict.

Préparez enfin des supports pour les participants : la consigne de chaque activité sous forme écrite (on l'oublie vite quand on change de salle de sous-groupe), le document partagé déjà créé et accessible, le lien du quiz prêt à coller dans le chat. Tout ce qui se prépare avant ne vous fera pas perdre de temps pendant.

La répétition technique, la veille et l'avant-veille

Quelques jours avant, faites une répétition complète dans les conditions réelles : même outil, même poste, même connexion. Ouvrez les sous-groupes, lancez le sondage, partagez votre écran, faites partager celui d'un collègue qui joue le participant. C'est là que vous découvrez que le tableau blanc ne s'ouvre pas depuis le navigateur d'un participant ou que votre vidéo ne passe pas avec le son.

Envoyez aux participants, à l'avance, un message pratique : le lien de connexion, l'heure d'ouverture de la salle, le matériel conseillé (casque ou écouteurs avec micro, ordinateur plutôt que téléphone), et une invitation à tester leur connexion. La veille, un court rappel suffit. Ce soin évite la première demi-heure perdue en problèmes de son.

Le matériel et les outils

Pas besoin d'un studio. En revanche, quelques éléments font une différence nette sur la qualité perçue et sur votre propre confort d'animation.

Le poste du formateur

Le son passe avant l'image. Les participants supportent une image moyenne, beaucoup moins un son qui grésille ou résonne. Un micro-casque ou un micro de bureau correct est le premier investissement à faire. Évitez le micro intégré de l'ordinateur dans une pièce vide et carrelée.

La caméra à hauteur des yeux. Un ordinateur portable posé à plat sur le bureau filme le formateur par en dessous, ce qui n'aide pas. Surélevez-le ou utilisez une webcam posée sur l'écran. Regardez la caméra quand vous vous adressez au groupe : c'est l'équivalent du regard vers la salle.

La lumière face à vous. Une fenêtre dans le dos vous transforme en silhouette. Placez la source de lumière devant vous, légèrement de côté.

Deux écrans si possible. L'un pour ce que vous partagez, l'autre pour voir les participants, le chat et vos notes. C'est un confort considérable : vous continuez à voir le groupe pendant que vous présentez.

Une connexion filaire. Quand c'est possible, branchez votre ordinateur au réseau par câble plutôt qu'en wifi, et fermez les applications gourmandes. Gardez à portée de main un plan B : téléphone en partage de connexion, ou co-animateur capable de reprendre la main.

Choisir sa plateforme : les fonctionnalités indispensables

Beaucoup d'outils existent, de la solution de visioconférence déjà utilisée dans l'entreprise aux plateformes conçues spécifiquement pour la formation. Plutôt que de chercher le « meilleur logiciel », vérifiez que l'outil choisi offre ce dont votre scénario a besoin :

• les salles de sous-groupes, pour faire travailler les participants à trois ou quatre et passer d'un groupe à l'autre ;
• les sondages et quiz intégrés, pour vérifier la compréhension et relancer l'attention ;
• un tableau blanc sur lequel tout le monde peut écrire ;
• le partage d'écran par le formateur et par les participants ;
• le chat et les réactions (main levée, pouce, applaudissements), pour que chacun s'exprime sans couper la parole ;
• la gestion des droits : qui peut présenter, couper un micro, admettre un participant ;
• le rapport de présence, utile pour la traçabilité, et éventuellement l'enregistrement, à n'utiliser qu'avec l'accord des participants.

Si votre entreprise ou vos clients travaillent déjà sous Microsoft 365, Teams couvre l'essentiel de ces besoins, sous-groupes compris. Prendre le temps de maîtriser les fonctions de visioconférence de Teams évite bien des hésitations devant le groupe. Pour une vue d'ensemble de l'environnement, voyez aussi notre article sur les fonctions de visioconférence et de collaboration de Microsoft 365.

Un conseil : choisissez l'outil que vos participants connaissent déjà ou peuvent installer sans difficulté. Une plateforme très riche ne sert à rien si la moitié du groupe ne parvient pas à s'y connecter depuis le poste de l'entreprise.

Les outils d'interactivité complémentaires

À côté de la plateforme, quelques familles d'outils en ligne enrichissent l'animation :

• les outils de quiz, qui transforment une vérification de connaissances en petit jeu, avec un classement ou des résultats affichés en direct ;
• les nuages de mots, parfaits pour recueillir des attentes, des représentations ou un mot de bilan ;
• les murs collaboratifs, sur lesquels chacun dépose des idées sous forme de notes, que l'on regroupe ensuite ;
• les documents partagés, traitement de texte ou tableur, où un sous-groupe rédige sa réponse.

Restez sobre. Deux ou trois outils bien maîtrisés valent mieux qu'un nouvel outil à chaque activité : chaque changement coûte du temps d'explication et fait décrocher ceux qui sont moins à l'aise avec le numérique.

Vérifier l'équipement des participants

Vos participants ne sont pas tous équipés comme vous. Certains suivront depuis un open space bruyant, d'autres depuis un poste sans caméra, d'autres encore avec un ordinateur d'entreprise qui bloque certains sites. Renseignez-vous en amont, auprès du commanditaire ou des participants eux-mêmes : poste fixe ou portable, casque disponible, possibilité de s'isoler, accès aux outils externes. Si la formation se déroule en entreprise, il est souvent possible de réserver une petite salle pour ceux qui n'ont pas de bureau calme.

Animer en quatre temps

Une classe virtuelle se déroule en quatre temps, chacun avec ses gestes d'animation : accueillir, lancer, faire participer, clôturer. La gestion du temps et de la parole les traverse tous.

Accueillir chacun et créer le climat

Ouvrez la salle un quart d'heure avant le début et accueillez les participants un par un, par leur prénom. Ce moment, qui se fait naturellement en salle autour du café, doit être organisé à distance. Proposez une petite activité d'attente : une question affichée à l'écran (« Quel est le dernier outil que vous avez appris à utiliser ? »), à laquelle chacun répond dans le chat. Profitez-en pour vérifier que tout le monde vous entend et voit votre écran.

Un brise-glace court et adapté au sujet installe ensuite le climat. Il ne s'agit pas de faire un jeu pour faire un jeu, mais de faire parler chacun au moins une fois dans les premières minutes : celui qui a parlé une fois parlera plus facilement ensuite.

Lancer : règles du jeu et objectifs

Prenez deux minutes pour poser les règles de fonctionnement : micros coupés quand on ne parle pas, main levée ou chat pour demander la parole, caméra allumée si possible (en l'expliquant plutôt qu'en l'imposant), pauses prévues et annoncées. Ces règles rassurent et évitent les cacophonies.

Présentez ensuite les objectifs de la séance, formulés en termes de ce que les participants sauront faire à la fin, et le déroulé dans les grandes lignes. Un groupe qui sait où il va accepte mieux de s'engager dans une activité.

Faire participer : varier les modalités

C'est le cœur de l'animation. À distance, il faut solliciter plus souvent et plus explicitement qu'en salle, parce que personne ne participe « par défaut ». Variez les modalités :

• l'expression écrite dans le chat, rapide et accessible aux plus réservés ;
• le vote par sondage, pour prendre la température ou faire choisir entre plusieurs réponses ;
• la production collective sur un tableau blanc ou un mur collaboratif ;
• le travail en sous-groupes, qui donne à chacun un vrai temps de parole ;
• l'interrogation nominative, bienveillante et annoncée (« Claire, puis Mehdi, comment feriez-vous dans votre service ? »), qui évite le silence général après une question ouverte.

Pour les sous-groupes, donnez une consigne écrite, une durée, et un livrable attendu (« trois propositions sur le document partagé »). Passez dans chaque salle sans vous imposer : vous êtes là pour débloquer, pas pour faire à leur place. Prévenez une minute avant le retour en salle plénière.

Gérer le temps et la parole

À distance, le temps file et dérape vite : une connexion qui tarde, une question qui ouvre un long débat, un sous-groupe qui n'a pas fini. Ayez votre scénario sous les yeux avec les heures de passage, et décidez à l'avance ce que vous pouvez raccourcir si vous prenez du retard. Un participant qui monopolise la parole se recadre avec tact (« Merci, c'est un point important, je propose qu'on y revienne en fin de séance ; j'aimerais entendre d'autres avis »). Les questions hors sujet peuvent être notées dans un « parking » visible de tous et traitées à la fin.

Clôturer : synthèse, évaluation et suite

Ne terminez jamais sur la dernière diapositive de contenu. Gardez du temps pour la clôture : une synthèse des points clés, idéalement formulée par les participants eux-mêmes (« Qu'est-ce que vous retenez ? Qu'allez-vous appliquer dès demain ? »), un temps de questions, l'évaluation de la séance, puis l'annonce claire de la suite : prochaine séance, travail à faire, ressources à consulter. Un tour de table final, même rapide, permet à chacun de quitter la salle avec le sentiment d'avoir été entendu.

La posture du formateur à distance

La technique ne fait pas tout. La façon dont vous êtes présent à l'écran conditionne l'énergie du groupe.

La voix et le regard caméra

À distance, votre voix porte une grande partie de votre présence. Parlez un peu plus lentement qu'en salle, articulez, variez le rythme et l'intonation : une voix monocorde se remarque davantage quand on ne voit qu'un visage dans une vignette. Souriez, même si c'est étrange de le faire face à un objectif. Et regardez la caméra quand vous vous adressez au groupe, plutôt que l'écran : c'est ainsi que les participants ont le sentiment que vous les regardez.

Les techniques de prise de parole en public restent valables, adaptées au cadre. Pour travailler votre aisance, notre article sur la façon de gérer son stress et de captiver son audience donne des repères utiles.

Gérer les silences et faire parler les plus discrets

Le silence est plus pesant à distance qu'en salle, et le formateur a tendance à le combler trop vite. Après une question, laissez le temps de la réflexion, surtout si le micro doit être réactivé. Si rien ne vient, reformulez, proposez de répondre d'abord dans le chat, ou interrogez une personne en particulier.

Les participants discrets ne sont pas forcément désengagés : certains préfèrent écrire, d'autres ont besoin d'un cadre plus restreint pour s'exprimer. Les sous-groupes et le chat leur offrent cet espace. Valorisez leurs contributions écrites en les citant à l'oral (« Comme l'écrit Sophie dans le chat… »).

Travailler avec un co-animateur

Pour un groupe important ou une classe virtuelle riche en activités, un co-animateur, parfois appelé producteur, change la vie du formateur. Il gère la technique (admission des participants, ouverture des sous-groupes, lancement des sondages), répond aux questions pratiques dans le chat et peut reprendre la main en cas de coupure. Le formateur se concentre alors sur l'animation et le contenu. Si vous travaillez à deux, répartissez clairement les rôles dans le scénario et répétez ensemble.

Gérer les imprévus

Ils arrivent à toutes les classes virtuelles, même les mieux préparées. La différence se fait sur la réaction. Voici les situations les plus courantes et une réponse possible pour chacune.

Le meilleur antidote reste le plan B préparé à l'avance : pour chaque activité qui dépend d'un outil, une version de repli qui fonctionne avec le seul chat ou la seule parole.

Évaluer et tracer une classe virtuelle

Une classe virtuelle est une action de formation à part entière : elle s'évalue et elle se trace, comme une session en salle.

Évaluer les acquis à distance

L'évaluation se prévoit dès le scénario, en lien avec les objectifs. À distance, plusieurs formes fonctionnent bien : le quiz en fin de séquence, pour les connaissances ; le livrable, document ou production réalisé pendant la séance ou entre deux séances, pour les savoir-faire ; la mise en situation, jeu de rôle en sous-groupe ou démonstration en partage d'écran, pour les compétences plus pratiques. Les évaluations courtes et fréquentes, qui jalonnent le parcours, renseignent mieux le formateur qu'un unique contrôle final.

N'oubliez pas l'évaluation de la séance elle-même par les participants : un court questionnaire en fin de séance ou dans les jours qui suivent vous dira ce qui a fonctionné et ce qui doit évoluer.

Ce que prévoit le Code du travail pour la formation à distance

Pour les formateurs et organismes de formation, la formation en tout ou partie à distance est encadrée. L'article D6313-3-1 du Code du travail prévoit qu'elle comprend trois éléments : une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le participant, une information sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne, et des évaluations qui jalonnent ou concluent l'action de formation.

En pratique, cela suppose d'indiquer clairement dans le programme ce qui se déroule à distance et combien de temps cela prend, de dire aux participants qui contacter en cas de difficulté technique ou pédagogique, et de prévoir des évaluations tout au long du parcours. Pensez aussi à conserver les traces de la réalisation : émargement numérique ou rapport de présence de l'outil, productions des participants, résultats des évaluations. Pour un organisme certifié Qualiopi, ces éléments font partie des preuves que l'on doit pouvoir présenter, au même titre que pour une session en présentiel.

Si vous vous lancez comme formateur et que vous intégrez le distanciel à votre offre, ces obligations s'ajoutent à toutes les démarches de création d'activité. Notre guide pour se lancer comme formateur indépendant les reprend étape par étape.

Classe virtuelle et formation interne en entreprise

La classe virtuelle n'est pas réservée aux formateurs de métier. Dans beaucoup d'entreprises, ce sont des experts métier qui forment leurs collègues : le technicien qui explique une nouvelle procédure aux équipes des autres sites, la comptable qui présente un nouvel outil, le responsable qualité qui déploie une règle. Pour eux, la classe virtuelle est souvent le seul moyen de toucher tout le monde sans multiplier les déplacements.

Ces formateurs occasionnels maîtrisent parfaitement leur sujet, mais pas toujours la façon de le transmettre. Les principes de ce guide s'appliquent à l'identique, avec quelques points d'attention :

• partir de la tâche réelle : ce que le collègue devra faire à son poste, plutôt que tout ce que l'expert sait ;
• faire pratiquer pendant la séance, en partage d'écran ou sur un cas concret, plutôt que de seulement montrer ;
• prévoir un support de référence que les participants garderont après la séance : fiche de tâche, pas à pas, aide-mémoire ;
• vérifier l'acquisition par une courte évaluation, et garder une trace de la formation (feuille de présence, attestation), comme pour toute formation interne.

Avec ces repères, un expert métier peut animer une classe virtuelle courte et efficace, sans prétendre devenir formateur à plein temps.

Questions fréquentes sur la classe virtuelle

Se former à l'animation de classes virtuelles avec Altim Formation

Lire une méthode est une chose ; adapter sa propre formation au format virtuel en est une autre. C'est pourquoi nos formations de formateurs reposent sur la pratique : on y travaille sur ses propres contenus et on s'entraîne à animer.

La formation Conception et animation d'une classe virtuelle s'adresse aux formateurs, ou aux personnes ayant suivi une formation de formateurs, qui veulent passer à distance. Pendant trois jours, chacun travaille sur un extrait de sa propre formation pour le scénariser et l'animer en classe virtuelle, avec une pédagogie par projet. Pour celles et ceux qui démarrent dans le métier, la formation Devenir formateur indépendant couvre l'ensemble du parcours, distanciel compris ; pour les experts qui forment leurs collègues, la formation Exercer la mission de formateur interne en entreprise donne les bases de la transmission.

Nos formations se déroulent en présentiel, dans nos centres de Vannes et de Lanester ou directement dans vos locaux pour une équipe. Altim Formation est certifié Qualiopi. Retrouvez l'ensemble de nos formations ressources humaines et formations de formateurs.

En résumé

Une classe virtuelle réussie ne ressemble pas à une journée de salle filmée. Elle se prépare en scénarisant des séquences courtes où les participants agissent plus qu'ils n'écoutent, s'équipe d'un bon son, d'une caméra bien placée et d'un outil offrant sous-groupes, sondages et tableau blanc, et s'anime en quatre temps : accueillir chacun, lancer avec des règles claires, faire participer en variant les modalités, clôturer par une synthèse et une évaluation. La posture du formateur, sa voix, son regard caméra, sa façon de gérer les silences, et un plan B pour chaque imprévu font le reste.

Pour commencer, inutile de tout réécrire : prenez une seule séquence de votre formation actuelle, scénarisez-la minute par minute pour le format virtuel, et testez-la avec quelques collègues. Vous verrez très vite ce qui fonctionne à l'écran et ce qu'il faut transformer.